Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

funcionalidad del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

El 11 de febrero de 2021 con la resolución 0013, la DIAN desarrolló la funcionalidad del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, el cual se constituye como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en cuenta en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, y de los pagos a los pensionados.

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

De acuerdo con el estatuto tributario y el decreto único reglamentario en materia tributaria, el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las notas de ajuste que de él se derivan. Como se mencionó anteriormente, el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se constituye como soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA.

Este documento se compone de los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total como diferencia de los devengados y deducidos, además, deberá contener la información indicada en los artículos 5 y 17 de la resolución 0013, los cuales se detallan a continuación.

Requisitos del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
  1. Estar denominado expresamente como Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto obligado a generar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
  3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
    El código único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica- CUNE.
  4. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado a generar el
    Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
  5. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
  7. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
  8. El contenido del «Anexo técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica»
  9. El medio de pago, que el sujeto obligado a generar el Documento Soporte de Pago de
    Nómina Electrónica utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
  10. Fecha y hora de generación.
  11. La firma digital del sujeto obligado a generar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  12. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

Notas de ajuste

La Nómina Electrónica contempla las notas de ajuste que se derivan del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, como mecanismo para la anulación del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una nota de ajuste, en este caso el número del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica anulada no podrá ser utilizado nuevamente.

Requisitos de las notas de ajuste:
  1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, según corresponda.
  2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
  3. El número, la fecha utilizada para la generación del código único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica -CUNE del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
  4. El código único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica -CUNE.
  5. El tipo de documento de ajuste según corresponda.
  6. La fecha y hora de generación.
  7. La fecha y hora de validación del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica que se anula.
  8. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del sujeto que genera y transmite el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
  9. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación del beneficiario del pago.
  10. La Firma Digital del sujeto que genera y transmite el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  11. El código único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica -CUNE, del documento de nómina electrónica que se anula.
¿Cuándo debo implementar la Nómina Electrónica?

A partir de que se publicó la resolución 0013 se ha modificado el calendario de implementación obligatoria, la última resolución vigente que establece los plazos el 0063 que define los siguientes calendarios y fechas:

  1. Calendario de implementación para según el número de empleados: Este calendario define 4 grupos así:
  • Es equivalente a la firma manuscrita
  • Permite garantizar la autoría e integridad de los documentos
  • Otorga validez jurídica
  • Para todo tipo de documento digital o transaccional
  • Garantiza la seguridad de la información
  • Eficiencia en tiempos y procesos

2. Calendario de implementación permanente: Establece que los nuevos contribuyentes que deban generar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica cuentan con un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta.

Sin embargo, los contribuyentes que quieran implementar de manera anticipada el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica podrán hacerlo siempre que cumplan con las condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos dispuestos en el anexo técnico.

¿Cuándo debo generar el primer envío del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

La primera transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica debe hacerse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a la fecha máxima de obligatoriedad.

¿Cuál es la periodicidad de envío del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica ?

El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica deberá emitirse a la DIAN de forma mensual dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual debió generarse la información, acumulando la información respecto de los pagos o abonos realizados, independientemente de la cantidad de cortes de nómina que tenga la empresa o sujeto que realiza el pago. En otras palabras, se debe enviar a la DIAN cada mes un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica por cada empleado.

¿Debo generarlo de forma individual por cada empleado?

El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las notas de ajuste, se deben generar de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, cumpliendo según corresponda con los requisitos establecidos para cada tipo de documento.

Beneficios del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

Dentro de los beneficios que trae a los contribuyentes el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica , destacan los siguientes:

  • Usar costos y deducciones relacionados con nómina en la declaración de renta.
  • Acceder a mejores servicios electrónicos como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
  • Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN.

¿Qué pasa si estando obligado no implementó la Nómina Electrónica?

Según el estatuto tributario, las personas y entidades que estando obligadas a suministrar información tributaria, y no lo hagan, lo hagan de manera extemporánea, o que lo hagan con errores, serán sancionados de la siguiente manera:

  1. Si no se entrega la información, la sanción será del cinco por ciento (5%) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida.
  2. Si se entrega información errónea, la sanción será del cuatro por ciento (4%) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea.
  3. Si se entrega información extemporánea, la sanción será del tres por ciento (3%) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea.
  4. Cuando no sea posible establecer la base o la información no tenga cuantía, la sanción será del cero punto cinco por ciento (0.5%) de los ingresos netos. Si no existen ingresos, la sanción será del cero punto cinco por ciento (0.5%) del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año inmediatamente anterior o última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio.

En cualquiera de los casos anteriores, la multa no superará las quince mil (15.000) UVT.

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