FAQ – Preguntas Frecuentes
Sobre Documentos electrónicos
Nuestra principal meta es asegurarnos de que tengas acceso rápido y sencillo a la información que necesitas. Si en algún momento te surge alguna pregunta, has llegado al lugar indicado. Te invitamos a explorar nuestras preguntas frecuentes, y si no encuentras lo que buscas, no dudes en ponerte en contacto con nuestro dedicado equipo de soporte.
1. ¿Cuáles son los canales disponibles para atender mis solicitudes?
Los canales disponibles para atender tus solicitudes son:
Número celular /WhatsApp (+57) 317 6878427
Número fijo: (604) 6047282
Correo electrónico envío de solicitudes: soporte@btw.com.co
2. La DIAN no recibe las facturas de prueba que estoy enviando … ¿Qué puedo hacer?
Para solucionar este inconveniente es necesario que se comunique con su coordinador de implementación a la línea autorizada 315-4184125, y así realizar las validaciones necesarias e identificar la causa de dicho inconveniente. Con el fin de tener trazabilidad de su caso, recuerde enviar su solicitud al correo soporte@btw.com.co
3. ¿Cuál es el proceso de implementación para Facturación electrónica?
El proceso de implementación electrónica se divide en 3 etapas de la siguiente forma:
Etapa 1:
• Reunión de inicio.
• Inscripción en DIAN.
• Creación y registro plataforma BTW.
• Validación de formato estándar
Etapa 2:
• Entrega formato
• Integración del sistema y pruebas técnicas.
Etapa 3:
• Pruebas generales.
•Salida en producción y reunión cierre proyecto
4. ¿Dónde puedo obtener información general y normativa acerca de documentos electrónicos?
En el siguiente enlace tendrás la información oficial sobre documentos electrónicos y resoluciones emitidas por la DIAN:
Información general documentos electrónicos: https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/
Documentación resoluciones DIAN: https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/normatividad/
5. ¿Cómo valido en la página de la DIAN que mis facturas de prueba están siendo recibidas?
Al inicio de la implementación se entregará un usuario de acceso a la plataforma de BTW, en donde podrás consultar los documentos emitidos a la DIAN en ambiente de pruebas, esta información podrás confrontarla en la página de la DIAN ingresando el CUFE de la factura en la opción “facturando electrónicamente documentos”. En el siguiente link: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/SearchDocument
6. ¿Como solicito las resoluciones de facturación electrónica y de contingencia?
El proceso para solicitar las resoluciones de facturación electrónica o “Contingencia” se realiza en la página de la DIA, por la opción de “usuario registrado”. Debes ingresar por el siguiente link, con los datos de tu empresa https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLoginOld.faces
En el menú de opciones, seleccionar rango de numeraciones. Recuerda realizar este proceso en compañía de tu contador.
7. ¿Cómo habilitarse para ser facturador electrónico?
8. ¿Como descargar el informe de documentos electrónicos emitidos en ambiente de pruebas?
9. ¿Como puedo descargar los PDF´S desde la plataforma?
10. Mi factura timbra, pero cuando intento descargar el PDF aparece error 404
Este error se puede presentar por intermitencias en el servicio o campos obligatorios y opcionales no diligenciados desde el ERP. En estos casos debes contactar con el área de soporte para que se realice la validación correspondiente, enviando la solicitud al correo soporte@btw.com.co
11. Si quiero hacer una observación y/o modificación al formato de factura (PDF), que debo hacer? ¿Esto genera costo?
12. ¿Qué debo hacer si evidencia información incorrecta en una factura (PDF)?
Debes reportar al correo de soporte@btw.com.co, con el fin de asignar a un ingeniero para su debida revisión y gestión. Es importante tener presente que cierta información depende del XML que llega a BTW, por lo que en algunos casos la graficación de información incorrecta es responsabilidad de su proveedor de software quien es el que construye el XML.
13. ¿Qué debo hacer si en la plataforma de BTW no aparece el documento enviado desde mi software ERP?
Este tipo de situaciones se pueden presentar por las siguientes variables:
• Configuración errónea de los parámetros de conexión del ERP hacia BTW
• Fallas en su servicio de internet
• Intermitencias en el servicio web de la DIAN y/o BTW
En este caso debe reportar la solicitud al correo de soporte@btw.com.co para poder revisar y gestionar con nuestro equipo de ingenieros expertos.
14. ¿Qué debo hacer si en la plataforma de BTW visualizo el documento electrónico y no registra en la DIAN?
• Rechazo en documento electrónico por parte de la DIAN, esta causa se presenta porque no cumple con los mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación y validación ante la DIAN.
La solución para este caso se recomienda usar el validador disponible en la plataforma de BTW para realizar las revisiones y correcciones del documento.
• Intermitencia de la DIAN. En este caso se recomienda consultar el documento antes con el fin de validar si está o no en la DIAN, en caso de que no esté realizar el reenvío de los documentos.
15. ¿Puedo discriminar tributo de retención a nota crédito y/o nota debito?