Términos y Condiciones
de BTW SAS

1. INTRODUCCIÓN

Los presentes Términos y Condiciones de Uso (en adelante los “TyC”) regulan el acceso y la utilización de las soluciones tecnológicas ofrecidas por BYTHEWAVE S.A.S. (en adelante “BTW”), sociedad comercial identificada con NIT 900.665.411-2, domiciliada en Medellín (Antioquia), Colombia y sitio web www.btw.com.co. BTW es una empresa desarrolladora y operadora de software empresarial bajo modalidad SaaS (Software as a Service), dedicada a proveer servicios tecnológicos de Facturación Electrónica, Nómina Electrónica, Documentos Soporte, recepción y validación de facturas RADIAN, sistemas POS, ERP, y demás soluciones integrales de cumplimiento normativo y gestión empresarial en la nube.

En ese sentido, BTW se encuentra habilitada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (en adelante “DIAN”) como Proveedor Tecnológico Autorizado de Factura Electrónica, mediante la Resolución N°008752 del 21 de septiembre de 2022, siendo una sociedad autorizada, por un período de cinco (5) años, que cumple estrictamente con las obligaciones establecidas para los operadores de dicho servicio según la normativa vigente en Colombia.

El presente documento representa el contrato de prestación de servicios tecnológicos bajo modalidad Software as a Service ( en adelante “SaaS”), por medio del cual BTW ofrece sus servicios y estos son adquiridos por sus usuarios; por ende, el uso de los servicios, plataformas o aplicaciones provistas por BTW implica la aceptación expresa e informada de estos Términos y Condiciones; además de la declaración de conocimiento y aceptación plena de la política de tratamiento de datos, los acuerdos de niveles de servicio, política de peticiones, quejas y reclamos (en adelante “PQR”), política de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (en adelante “LAFT”), los cuales forman un conjunto íntegro en el desarrollo de la relación BTW- USUARIO. Los cuales serán únicamente aplicables para los USUARIOS que se identifiquen plenamente en la Caratula de Servicios, que se complementa sus disposiciones con estos TYC. En caso de desacuerdo, el usuario deberá abstenerse de acceder o utilizar los servicios ofrecidos por BTW.

Este documento debe ser leído detenidamente antes de la aceptación que se efectúa por medio del registro en el Software aplicable, o de la correspondiente firma digital o electrónica que de ellos haga el USUARIO. De no ser aceptadas sus condiciones, deberá abstenerse de utilizarlo, so pena de no poder argumentar posteriormente el desconocimiento, el error o alguna otra causa dirimente de cualquier responsabilidad o determinación tomada en el desarrollo del contrato de prestación de servicios tecnológicos.

El presente texto se encuentra publicado en la plataforma de BTW para el conocimiento anterior, concomitante y posterior de los usuarios. De ser necesaria la modificación, adición o supresión de algún componente de los mismos (por razones que incluyen el deber de adaptación técnica y adhesión a leyes aplicables o requisitos reglamentarios), estos serán publicados en la plataforma virtual para la permanente consulta de los usuarios.

BTW garantiza el cumplimiento de la normatividad que regula la protección de datos personales, la recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de la información sobre las personas naturales, en el marco de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

2. GLOSARIO

A efectos de interpretación, ejecución y aplicación del servicio, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

1. BTW: BYTHEWAVE S.A.S., titular y proveedor de las soluciones tecnológicas.
2. Servicios BTW: Conjunto de soluciones digitales que BTW ofrece en la nube, incluyendo facturación electrónica, nómina electrónica, documentos soporte, RADIAN, POS, RIPS, ERP y demás herramientas de gestión
3. Cuenta de Usuario: Credencial única creada para el acceso al Software.
4. Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
5. Encargado del Tratamiento: Persona jurídica que trata datos personales por cuenta de un responsable. BTW actúa como encargado cuando procesa datos de sus clientes.
6. SaaS (Software as a Service): Modalidad de prestación de servicios tecnológicos en la cual el usuario accede al Software de BTW alojado en servidores en la nube, sin que se transfiera propiedad o código fuente, ni instalación local.
7. Políticas Complementarias: Conjunto de disposiciones internas de BTW sobre datos personales, PQRS, soporte técnico, cumplimiento LA/FT, y demás.
8. Contrato de Adhesión: Aquel en el que las cláusulas son dispuestas por el productor o proveedor, de manera que el consumidor no puede modificarlas, ni puede hacer otra cosa que aceptarlas o rechazarlas.
9. Adquiriente: Es la persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios que se encuentran obligados a exigir y exhibir la factura de venta y/o documento equivalente a la factura de venta.
10. Usuario: Es la persona natural o jurídica que contrata, accede o utiliza los servicios BTW. Es el consumidor o usuario, persona natural o jurídica y demás sujetos que como destinatario final adquiera, disfrute o utilice un determinado producto, bienes o servicios, cualquiera que sea su naturaleza para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica.
11. DIAN: Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, autoridad tributaria colombiana encargada de la regulación y supervisión del sistema de facturación electrónica.
12. Infraestructura Tecnológica: Conjunto de equipos, servidores, redes, centros de datos y mecanismos de seguridad que soportan la prestación de los servicios BTW.
13. Proveedor Tecnológico: Persona jurídica habilitada por la DIAN para prestar servicios de generación, transmisión, recepción y almacenamiento de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos derivados, conforme a la Resolución 000042 de 2020.
14. Factura Electrónica de Venta: Documento digital que soporta la transacción de venta de bienes o servicios y que cumple los requisitos técnicos y legales definidos por la DIAN.
15. RADIAN: Registro administrado por la DIAN para la trazabilidad, endoso y control de facturas electrónicas como título valor.
16. POS: Sistema informático o dispositivo que permite registrar y procesar transacciones de venta de bienes o servicios. Se entenderá como un módulo o solución tecnológica que integra las funcionalidades de facturación electrónica, control de inventario, recaudo y medios de pago.
17. Facturador electrónico: Es el sujeto obligado o no a expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la DIAN.
18. Notas débito y notas crédito: documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica –CUFE cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos de conformidad a la normatividad vigente.
19. Plan de Contingencia: Conjunto de procedimientos documentados por BTW para garantizar la continuidad del servicio ante eventos técnicos o de fuerza mayor, conforme a las exigencias de la DIAN.
20. SLA (Service Level Agreement): Acuerdo de Niveles de Servicio que establece los tiempos máximos de respuesta, disponibilidad y continuidad de los servicios BTW.
21. Carátula de Servicio: Documento complementario a los Términos y Condiciones que describe las características específicas, alcance funcional, condiciones técnicas, precio y modalidad de cada producto o módulo contratado por un usuario.
22. Módulo: Componente funcional o única solución escogida de los servicios BTW que presta una capacidad o servicio específico (por ejemplo, facturación electrónica, nómina, POS).
23. PQRSF: Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones dispuesto por BTW para garantizar trazabilidad y atención oportuna al usuario.
24. Activación del Servicio: Proceso mediante el cual BTW habilita las credenciales y el entorno tecnológico del usuario, dando inicio a la prestación efectiva del servicio SaaS.
25. Instalación Virtual: Configuración técnica inicial de las credenciales, conexiones y accesos del Usuario a la plataforma SaaS, sin descarga ni instalación física del software.
26. Certificado de Licencia de Uso: Documento digital emitido por BTW que acredita la habilitación del software y su legalidad frente a la DIAN.
27. Timbrado: Proceso de envío a la Dian, donde esta acepta o rechaza el documento, dejando un registro en sus bases de datos.
28. Transmisión: Llamado del servicio API de BTW para envío de algún documento fiscal, independientemente de la recepción, aceptación o rechazo por parte de la Dian.
29. API: Software intermediario que permite la comunicación por mecanismos técnicos por medio del Internet.
30. Evento: Transmisión hacia el ente fiscal DIAN, notificando algún suceso con las facturas como son: pago parcial, pago, total, endoso, entre otros.
31. Formato: Diseño gráfico en el que se plasma la información de algún documento fiscal o reporte. Documento generado en estándar PDF por alguno de los sistemas de BTW.
32. Paquete de timbrado: cantidad disponible de documentos transmitidos en un intervalo de tiempo definido.
33. Documento adicional: Número de transmisión que supera el paquete de timbrado.
34. Extraconsumo: Documentos que se envían por transmisión por encima de la cantidad de abastecida en el paquete de timbrado. Documento adicional.
35. Reenvío de documento: Transmisiones de un mismo documento por más de una vez
36. Documento Soporte: Documento fiscal que se envía a la Dian para reportar las adquisiciones a sujetos no obligados a facturar.
37. Nómina Electrónica: Documento fiscal para informar a la Dian el detalle de pagos que se hace a los terceros con quien se posee una relación laboral.

Hace parte integral de este glosario, por competencia legal y por remisión expresa los conceptos definidos por la Resolución 165 de 2023 de la DIAN o cualquiera que llegue a ser aplicable.

3. OBJETO

Con ocasión de la prestación de los servicios BTW, implementados como servicios tecnológicos bajo modalidad SaaS (Software as a Service), consistentes en el acceso, uso, operación, soporte y mantenimiento de las distintas soluciones digitales ofrecidas por BTW a través de sus plataformas web, aplicaciones y portales, se comprenderá los siguientes servicios:

1. Generación, transmisión, validación y entrega de documentos electrónicos exigidos por DIAN, tales como factura electrónica de venta, nómina electrónica, documentos soporte, notas débito, notas crédito y registros RADIAN, POS y RIPS.
2. Gestión administrativa y contable, mediante herramientas ERP, control de inventarios, puntos de venta (POS) y demás módulos empresariales.
3. Soporte y acompañamiento técnico, capacitación, actualizaciones y mantenimiento continuo de los servicios BTW.
4. Procesamiento y resguardo de información, en condiciones de seguridad y disponibilidad conforme a la norma ISO 27001 y a los niveles de servicio (SLA) establecidos por BTW.

El alcance específico, las funcionalidades, los parámetros técnicos y económicos de cada solución o módulo contratado por el usuario se describen en la respectiva carátula de servicio, documento anexo a estos TyC, que se entiende incorporado por referencia. En consecuencia, estos TyC constituyen el contrato marco de adhesión aplicable a todos los productos, módulos y servicios que BTW ofrezca, sin perjuicio de las particularidades previstas en cada carátula de servicio.

Ninguna prestación adicional o modificación del alcance del servicio se considerará válida si no consta expresamente en una actualización de la carátula de servicio o en comunicación formal emitida por BTW.

Así mismo se entiende, que los servicios contratados por el Usuario y/o los paquetes de documentos al que haga referencia en la Caratula, son paquetes de trasmisiones ante el ente fiscal, por ende cada documento que se transmita incluyendo reenvíos, representa un envío consumido de dicho paquete por parte del Usuario, ya sea Facturas, Notas Crédito, Notas Débito entre otros, aceptadas o rechazadas por la DIAN. Ya que los servicios que ofrece BTW consisten en un 100% en el transporte de la información emitida por el Usuario.

4. NATURALEZA DE LA RELACIÓN

Los servicios BTW, se prestan bajo la modalidad SaaS, en virtud de la cual BTW mantiene la titularidad, administración y operación técnica del software y sus módulos, así el usuario accede a ellas remotamente a través de internet para la gestión de sus procesos empresariales, operativos o normativos. El SaaS de BTW constituye un servicio tecnológico continuado, en el que confluyen tres elementos esenciales:

1. Infraestructura tecnológica, conformada por los servidores, bases de datos, aplicaciones y sistemas de seguridad de información administrados por BTW o por sus aliados tecnológicos certificados.
2. Software operativo, que es de propiedad exclusiva de BTW y sobre el cual esta conserva todos los derechos de autor y propiedad intelectual.
3. Licencia funcional, que faculta al usuario a acceder, configurar y utilizar las soluciones contratadas, durante la vigencia del servicio y dentro de los límites previstos en los TyC y en la respectiva carátula de servicio.

Cada vez que el usuario activa una solución de BTW, se entiende otorgada una licencia de uso funcional, que consiste en una autorización limitada, no exclusiva, intransferible, temporal y revocable para acceder al entorno tecnológico correspondiente, conforme a las siguientes condiciones:

1. Finalidad exclusiva: La licencia se concede únicamente para el uso interno del usuario, con el propósito de operar la solución SaaS contratada y ejecutar los procesos asociados a su actividad económica.
2. Duración: La licencia se mantiene vigente durante el período de prestación del servicio o mientras exista una suscripción activa.
3. Ámbito territorial: Es válida en la República de Colombia o en los países donde BTW autorice expresamente la prestación de su servicio.
4. Restricciones: El usuario no podrá copiar, reproducir, modificar, desensamblar, realizar ingeniería inversa, sublicenciar, alquilar o transferir el software o sus componentes, ni permitir su uso por terceros no autorizados.
5. Control y acceso: BTW se reserva la facultad de monitorear y auditar el uso del sistema con fines de seguridad, trazabilidad y cumplimiento normativo, sin acceder al contenido de la información del usuario, salvo en los casos previstos por la ley o por mandato judicial.

5. REGISTRO Y MÓDULO DE USUARIO

Para acceder a los servicios BTW, el usuario deberá registrarse proporcionando información veraz, completa y actualizada, este podrá efectuarse directamente por el usuario o por el representante autorizado de BTW. El proceso de registro comprende lo siguiente:

1. Identificación y validación de datos básicos, tales como razón social, NIT, nombre del representante legal, dirección, correo electrónico y demás información exigida por la normativa aplicable.
2. Como parte del proceso de registro, BTW podrá adelantar procedimientos de debida diligencia del Usuario, orientados a la verificación de identidad, representación y cumplimiento normativo. Para tal efecto, BTW podrá solicitar información y documentación adicional razonablemente necesaria, de conformidad con la normatividad aplicable y sus políticas internas.
3. Creación de credenciales personales (usuario y contraseña) para el acceso al entorno SaaS.
4. Aceptación expresa de los presentes Términos y Condiciones y demás políticas o anexos que estén vigentes o lleguen a ser aplicables.

El usuario es responsable de la confidencialidad de sus credenciales y del uso que se haga de su módulo, este usuario comprende y acepta que es responsable por el manejo seguro de su usuario y clave de acceso a la solución contratada y se hace responsable de las consecuencias que su mal uso ocasione o pudiere ocasionar a él mismo, a BTW o a terceras personas.

El usuario será el único responsable por el mantenimiento y administración de las claves de seguridad, su nombre de acceso o loguin, identificación personal o cualquier otro código requerido para ingresar, así como por el daño, perjuicio, lesión o detrimento que del incumplimiento de esta obligación de confidencialidad y seguridad se genere por cualquier causa.

BTW se reserva el derecho de verificar la identidad y autenticidad de la información aportada, así como de rechazar o cancelar registros que resulten falsos, incompletos, duplicados o que no cumplan con los requisitos legales y técnicos del servicio. BTW podrá suspender o cancelar el módulo o solución contratada ante uso indebido, fraude, incumplimiento contractual o violación de normas aplicables.

5.1. COMPONENTES Y ACTIVACIÓN DE LOS SERVICIOS BTW

Todo usuario que acceda a los servicios BTW se identificará con un ID o número de solución, cada módulo es personal e intransferible, su uso es exclusivo del usuario o de los funcionarios que éste autorice. BTW se reserva el derecho a cancelar el registro o de suspender módulos o soluciones de un usuario si se evidencia falsedad o error en la información suministrada en el proceso de contratación o un incumplimiento en sus obligaciones derivadas. El usuario asume toda responsabilidad ante BTW y ante terceras personas, por los daños y perjuicios que pudieren derivarse de la falsedad o error en la información de registro suministrada por el usuario.

BTW no será responsable por accesos no autorizados derivados de negligencia en el manejo de credenciales, errores o modificaciones efectuadas por usuarios internos del cliente, actividades ejecutadas desde direcciones IP, dispositivos o conexiones asignadas al usuario. El usuario deberá notificar inmediatamente a BTW cualquier uso indebido o sospecha de vulneración de seguridad, para permitir el bloqueo o restablecimiento de acceso.

Toda la información relacionada con el usuario es del interés sólo de sí mismo. Ninguna persona dentro de BTW está autorizada a entregar, mencionar, informar y/o divulgar esta información a algún tercero; excepto lo establecido bajo los parámetros de la Ley 1226 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y demás que los modifiquen.

En los casos de contratación por parte de personas jurídicas, el registro deberá efectuarse por su representante legal o apoderado debidamente facultado. BTW podrá requerir copia del certificado de existencia y representación legal, RUT o documento equivalente, así como documentos de autorización interna para la vinculación del servicio, durante la etapa de debida diligencia. El representante que acepte electrónicamente los presentes TyC declara que cuenta con facultades suficientes para obligar a la entidad que representa, y asume responsabilidad personal en caso de falsedad o abuso de poder.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de que el Usuario pueda designar terceros o colaboradores para la ejecución de trámites operativos, técnicos o de habilitación ante la DIAN, lo cual no implica facultad para aceptar, modificar u obligar contractualmente a la persona jurídica frente a BTW. Dicha designación será bajo exclusiva responsabilidad del Usuario.

La relación contractual entre BTW y el usuario comprende las siguientes fases operativas, entendidas como etapas integradas del proceso de prestación del servicio tecnológico en la nube:

1. Concesión de la licencia: Con la aceptación de los presentes TyC y la activación de la solución SaaS contratada, BTW concede al usuario una licencia de uso funcional sobre el software correspondiente. Esta licencia constituye la autorización jurídica y técnica para acceder, operar y mantener en funcionamiento la solución dentro del entorno administrado por BTW. BTW podrá, sin embargo, emitir a solicitud del usuario un certificado digital de licencia de uso, el cual tiene valor demostrativo frente a autoridades administrativas o tributarias y acredita que el software utilizado proviene de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
2. Activación: La activación consiste en la creación y habilitación del entorno de usuario, asignación de credenciales y orientación inicial dentro de los servidores de BTW o de sus proveedores de nube certificados. El acceso se realiza a través de interfaces web o móviles seguras; no obstante, en los casos en que se requieran conexiones locales o integraciones híbridas, BTW podrá realizar acompañamiento remoto o presencial para configurar los puntos de enlace, sin que ello implique transferencia del software o cesión de su control. Esta activación de cualquiera de los elementos mencionados anteriormente da inicio técnico del proyecto y activa los rubros que deben ser pagados por los servicios. Lo anterior con independencia de la entrada en producción, del uso efectivo del sistema o de los tiempos internos del Usuario, quien reconoce que desde dicha activación BTW dispone infraestructura, licencias y recursos técnicos exclusivos para la prestación del servicio.
3. Capacitación (en caso de aplicar): BTW únicamente proporcionará al usuario una sesión inicial de capacitación funcional, cuando esta haya sido expresamente negociada y definida en la respectiva Carátula de Servicios,  orientada al uso correcto del software y sus principales funcionalidades de acuerdo a las horas definidas en la Carátula Comercial.
   Esta capacitación tiene carácter introductorio y no incluye parametrización empresarial ni rediseño de procesos internos, los cuales son responsabilidad exclusiva del usuario.
• La capacitación inicial se realizará en modalidad virtual o presencial, según disponibilidad de BTW.
• Podrán solicitarse sesiones adicionales de refuerzo, las cuales se facturará conforme a las tarifas vigentes y serán objeto de programación previa a través de una carátula de servicio adicional.
• BTW no será responsable por el nivel de aprendizaje de los usuarios finales ni por la ausencia de personal designado a las sesiones programadas.
• Por regla general, los servicios prestados por BTW no incluyen capacitación. La capacitación únicamente se entenderá incluida cuando haya sido expresamente pactada y definida en la respectiva Carátula de Servicios, en cuyo caso se prestará conforme a las condiciones, alcance y horas allí establecidas.

4. Implementación: Consiste en el proceso conjunto mediante el cual BTW y el usuario configuran el entorno operativo del software conforme a las necesidades específicas del usuario. BTW acompañará la parametrización inicial y la importación de datos, pero la responsabilidad sobre la integridad, veracidad y completitud de la información cargada recae exclusivamente en el usuario. Durante esta etapa, en caso de ser adquirida capacitación en el proyecto, BTW podrá entregar un cronograma de implementación que definirá las actividades, tiempos y compromisos de ambas partes. Cualquier desarrollo o integración adicional requerirá la firma  o modificación de la carátula de servicio.

5. Puesta en marcha: La puesta en marcha se entenderá realizada cuando el usuario acceda por primera vez al sistema y verifique la disponibilidad funcional del software. BTW podrá acompañar este proceso mediante soporte técnico remoto o presencial, previo acuerdo de fecha y condiciones, con tarifas adicionales de conformidad con la Caratula de Servicios.

6. Soporte técnico: BTW prestará soporte técnico conforme a lo dispuesto en la Caratula de Servicios El soporte incluye la atención de incidentes, errores o fallas del sistema, así como actualizaciones menores o correctivas. El usuario podrá activar el servicio al cliente y atención personalizada (PQRS o mesa técnica) para registrar requerimientos, los cuales serán atendidos conforme a los tiempos y prioridades establecidas en la política de soporte vigente.

BTW se reserva el derecho de actuar sobre el módulo o solución de un usuario, para suspender, limitar y/o posteriormente terminar el acceso ante el cumplimiento de las siguientes conductas:

1. Exista incumplimiento en los pagos o en las obligaciones contractuales.
2. Se detecte uso indebido, abuso o violación de las condiciones de licencia.
3. Se presenten incidentes de seguridad o riesgos que comprometan la integridad del sistema.
4. Sea requerido por autoridad competente o por causa de fuerza mayor.

5. Por incumplimiento por parte del Usuario de sus obligaciones legales o contractuales, sin perjuicio de las indemnizaciones y multas a que hubiere lugar.
6. Por razones de orden público, liquidación o fuerza mayor que impida a cualquiera de las partes ejercer su objeto social o el objeto de la Caratula.
7. Por la insolvencia de cualquiera de las partes, la cual se presumirá por la iniciación de un trámite de liquidación o de acuerdo de reestructuración.
8. Por procesos judiciales ya sean civiles, comerciales, laborales o penales, que impidan a una de las partes cumplir con las obligaciones de la Caratula.
9. La inclusión de alguna de las partes en listas de OFAC, antiterrorismo o cualquiera relacionada con actividades ilícitas.

1. O las que se estipulen en normativas que regulen los términos que acá se evidencian.

Una vez superadas las causas de suspensión, el servicio podrá restablecerse. En caso de terminación definitiva, BTW conservará la información del usuario durante el periodo legal de retención y facilitará su exportación en formato digital, conforme a las políticas de tratamiento de datos y conservación de información.

6. OBLIGACIONES DEL USUARIO

El usuario se compromete a utilizar las soluciones tecnológicas de BTW, de conformidad con los presentes TyC, en el alcance de sus respectivas carátulas de servicio y conforme a la normatividad vigente expedida por la DIAN y las buenas prácticas de seguridad, interoperabilidad y uso ético de los sistemas informáticos. En particular, el usuario tiene las siguientes obligaciones:

6.1. Obligaciones generales de uso y operación

Registro completo: Confirmar la aceptación de los TYC, mediante el Click de aceptación (“He leído y acepto los Términos y Condiciones”); la firma electrónica o digital, cuando el sistema o la normativa así lo exijan; y/o el acto de uso continuado del servicio, que se entenderá como ratificación de la aceptación inicial. Dicha aceptación tiene el mismo valor jurídico vinculante que la firma manuscrita, conforme a la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y las normas que regulan la contratación electrónica en Colombia.

BTW conservará registro electrónico del consentimiento y de las versiones vigentes de los Términos y Condiciones aceptados por cada Usuario, conforme a las políticas de conservación documental y de trazabilidad.

Uso autorizado: Utilizar las soluciones y servicios de BTW exclusivamente para los fines permitidos y dentro del alcance definido en los presentes Términos y Condiciones, en la respectiva carátula de servicio.

Equipos y conectividad: Mantener los equipos, navegadores, dispositivos y conexiones de red adecuados para garantizar el acceso correcto y seguro a las plataformas SaaS. BTW no será responsable por fallas derivadas de infraestructura del usuario.

Integridad técnica: No modificar, copiar, descompilar ni alterar el código, las APIs, Web Services o cualquier otro componente del sistema. El Usuario no podrá sublicenciar, arrendar ni ceder el acceso a terceros sin autorización previa y escrita de BTW.

Gestión de usuarios: Deshabilitar los usuarios internos que ya no requieran acceso, controlar las credenciales asignadas y notificar de inmediato a BTW sobre bloqueos o sustituciones. BTW no será responsable por el uso indebido de credenciales generadas o mantenidas por el Usuario.

Reporte de incidentes: Reportar oportunamente a BTW cualquier falla, error o anomalía técnica detectada en el servicio, a través de los canales de soporte autorizados. La omisión en el reporte exime a BTW de toda responsabilidad por perjuicios derivados.

6.2. Obligaciones normativas ante la DIAN

El usuario deberá cumplir, de manera estricta, las obligaciones previstas en las Resoluciones 000165 de 2023, 000085 de 2022 y 000202 de 2025 expedidas por la DIAN, y demás disposiciones que las modifiquen o adicionen, en especial las relacionadas con facturación electrónica, documentos soporte, nómina electrónica y RADIAN. En desarrollo de ello, el usuario se compromete, especialmente a lo siguiente:

Habilitación DIAN: Realizar el procedimiento de habilitación ante la DIAN para operar como facturador electrónico, siguiendo los lineamientos técnicos y administrativos exigidos.

Cumplimiento de anexos técnicos: Garantizar que la estructura del XML, los campos obligatorios (como el de orden de compra) y los estándares de validación cumplan con los anexos técnicos establecidos por la DIAN.

Firma digital o electrónica: Mantener activa una firma digital o electrónica válida, conforme a la Ley 527 de 1999, Ley 962 de 2005, Decreto 2364 de 2012 y normas complementarias, asegurando la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.

Transmisión de información: Remitir a la DIAN, por intermedio de las plataformas de BTW, los documentos electrónicos generados (facturas, notas crédito o débito, documentos soporte, nómina electrónica, RADIAN), garantizando su veracidad y exactitud.

Responsabilidad sobre datos: El usuario será único responsable ante la DIAN y demás autoridades por la información que registre, cargue o transmita mediante los servicios de BTW. BTW actúa únicamente como Proveedor Tecnológico e intermediario técnico, sin asumir responsabilidad por el contenido o los errores de dicha información.

Notas débito: Emitir las notas débito conforme a los requisitos establecidos por la normativa, siendo el Usuario responsable de su validez, causa y soporte documental. BTW cumplirá exclusivamente con las obligaciones definidas para los proveedores tecnológicos en el numeral 14 del artículo 12 de la Resolución 000165 de 2023 y disposiciones subsiguientes.

Mandato especial sin representación: Con la aceptación de estos TyC, el usuario otorga mandato especial sin representación a BTW para que firme digitalmente, en su nombre, los documentos electrónicos que la normativa permita o exija (como Nómina Electrónica o Documentos RADIAN). BTW será responsable únicamente por la correcta aplicación técnica de la firma digital, sin que ello implique asunción de responsabilidad por el contenido del documento.

6.3. Obligaciones especiales según módulos o plataformas

1. a) BTW Electronic:

• Garantizar que los datos cargados (NIT, razón social, correos, impuestos, descuentos, etc.) sean exactos y cumplan los requisitos legales para la emisión de facturas electrónicas.
• Verificar que la estructura de los documentos XML cumpla con el anexo técnico vigente.
• Informar a BTW sobre cualquier modificación en los equipos o programas utilizados para transmitir información.

1. b) BTW Documental:

• Asegurar que las parametrizaciones internas, flujos y reglas de aprobación configuradas cumplan con los procesos requeridos para el correcto funcionamiento del sistema.
• Deshabilitar oportunamente los usuarios no requeridos.
• Entender que BTW valida técnicamente los archivos, pero no responde por actos fraudulentos o indebidos cometidos con la información transmitida.

1. c) BTW Radian:

• Informar a BTW todas las novedades que deban registrarse en la funcionalidad RADIAN, conforme a los lineamientos de la DIAN.
• Mantener los equipos y programas que permitan ejecutar los registros de circulación de facturas electrónicas de venta como título valor.
• Asumir la responsabilidad por los registros y operaciones RADIAN (primera y posteriores circulaciones, negociación general o directa previa).

6.4. Obligaciones de colaboración e integración

Integración con software de terceros: Coordinar, gestionar y asegurar las integraciones entre su software propio y las soluciones de BTW, asumiendo la responsabilidad por los procesos a cargo de terceros. BTW no podrá ser responsable por incumplimientos de proveedores externos o plataformas ajenas.

Criterios de aceptación: Comprobar, junto con BTW, que se cumplan las especificaciones técnicas y funcionales pactadas en el documento “Criterios de Aceptación” o anexo equivalente suscrito al inicio del proyecto, en caso de ser definido por los gerentes del proyecto de ambas partes.

Comunicación activa: Mantener comunicación constante con BTW durante la implementación, pruebas, validaciones y ajustes, reportando cualquier cambio operativo que pueda afectar la correcta transmisión o recepción de datos.

6.5. Obligaciones económicas

Pago oportuno: Pagar las tarifas correspondientes a implementación, mantenimiento, timbrado, soporte u otros servicios contratados, conforme a los valores vigentes. Esta obligación surge desde la aceptación de la caratula  o la activación del servicio, haya o no hecho uso efectivo del mismo.

Las tarifas de pago de la Caratula están establecidas en pesos colombianos y estarán vigentes para el año en que se firme la Caratula. Posterior a dicha anualidad, las tarifas serán incrementadas a partir del primero (1°) de enero de cada año mientras esté vigente la Caratula en un porcentaje igual al Índice de Precios al Consumidor (IPC) establecido por el DANE para el año inmediatamente anterior.

Cumplimiento de plazos y facturación: Cumplir con los plazos y condiciones de pago indicados en la Ficha de Servicio o factura electrónica emitida por BTW, la cual será válida para todos los efectos legales.

Los valores que se especifican como de pago mensual y/o anual anticipado, se deben facturar a la firma de la caratula y se debe realizar el pago dentro de los cinco (5) días después de radicada la factura, salvo estipulación en contrario en la correspondiente Caratula.

6.6. Responsabilidad sobre la información y seguridad

Custodia de credenciales: Proteger la confidencialidad de las contraseñas, llaves privadas y certificados digitales asignados, siendo responsable por toda acción ejecutada con sus credenciales.

Veracidad y trazabilidad: Garantizar que toda información transmitida sea cierta, verificable y trazable. BTW no será responsable por sanciones, pérdidas o reclamos derivados de datos falsos o incompletos.

Reportes de seguridad: Notificar de inmediato cualquier incidente de seguridad, intento de acceso indebido o pérdida de credenciales. BTW podrá suspender temporalmente el acceso hasta restablecer las condiciones de seguridad.

6.7 Notificación de cancelación de los servicios contratados.

La vigencia de estos Términos y Condiciones serán los mismos de la Caratula previamente aceptada por los mecanismos antes descritos. Una vez el Usuario desee cancelar los servicios identificados en la Caratula y que hacen parte integral de estos Términos Y condiciones, deberá enviar una comunicación inequívoca con treinta (30) días de antelación a la fecha de terminación de los servicios o de sus prórrogas, al correo excelencia@btw.com.co y a soporte@btw.com.co. De no contarse con la notificación de cancelación de manera idónea, la caratula y estos Términos Y Condiciones se renovarán por un periodo igual al inicial bajo las mismas condiciones.

6.8 Clausula Penal. En caso de incumplimiento total o parcial por parte del Usuario de las obligaciones adquiridas con la suscripción de la Caratula, o con el simple hecho de la terminación anticipada de los servicios contratados en la Caratula por parte del Usuario sin que medie comunicación previa, o por la simple voluntad del mismo, deberá pagar una penalidad del 20% del valor total de la Caratula y/o de los servicios contratados a título de pena. Este cobro no hace que las obligaciones principales sean dejadas de cobrar, a fin de que será BTW quien dirima los valores a cobrar cuando de incumpliendo contractual se trate.

1. OBLIGACIONES DE BTW

BTW, en calidad de entidad habilitada por la DIAN para la prestación de servicios tecnológicos asociados a la Facturación Electrónica, Nómina Electrónica y sistema RADIAN, se obliga a cumplir las siguientes disposiciones, sin perjuicio de las obligaciones adicionales que impongan las normas vigentes y los acuerdos específicos celebrados con cada usuario.

7.1. Cumplimiento normativo y habilitación

Condición habilitada: Mantener vigente la autorización y registro como Proveedor Tecnológico ante la DIAN, conforme a lo dispuesto en el Decreto 2242 de 2015, las Resoluciones 000165 de 2023, 000085 de 2022, 000013 de 2021, 000015 de 2021, 000202 de 2025, y demás normas que las modifiquen o sustituyan.

Obligación fiscal: Estar inscrita ante la DIAN con la obligación 39 en el Registro Único Tributario (RUT).

Certificaciones y estándares: Contar y mantener vigente la certificación ISO 27001:2022 o su equivalente en materia de seguridad de la información, y observar los estándares técnicos exigidos por la DIAN, la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE) y demás autoridades competentes.

Cumplimiento técnico: Implementar los anexos técnicos y estándares UBL 2.1, XML y otros que resulten aplicables para la generación, validación, transmisión y conservación de documentos electrónicos.

7.2. Prestación general del servicio SaaS

Configuración e implementación: Realizar la instalación, pruebas, integración y puesta en marcha de las soluciones contratadas (BTW Electronic, BTW Documental, BTW RADIAN, BTW Nómina, y otros), asegurando su funcionamiento dentro de los estándares de calidad, interoperabilidad y continuidad definidos por la DIAN y por BTW.

Transmisión y validación previa: Transmitir a la DIAN los documentos electrónicos generados por el usuario (facturas, notas crédito o débito, documentos soporte, nómina electrónica, documentos soporte de adquisiciones y eventos RADIAN) bajo el modelo de validación previa, siempre que hayan sido entregados en forma oportuna y los servicios de la DIAN se encuentren disponibles.

Verificación técnica: Validar que la estructura y el contenido XML cumplan con los requisitos del anexo técnico vigente, reportando errores o inconsistencias detectadas y publicando las respuestas técnicas emitidas por la DIAN.

Conservación de documentos: Conservar los documentos electrónicos, constancias de acuse de recibo, aceptación o rechazo durante el término legal (mínimo cinco años), y permitir su consulta en la plataforma mientras la cuenta o licencia se encuentre vigente.

Entrega y cierre de información: Al finalizar la relación contractual, BTW pondrá a disposición del usuario toda la información almacenada, en formato electrónico estándar, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la terminación del servicio, sin costo adicional. Transcurrido dicho plazo, la entrega posterior podrá generar un costo administrativo adicional.

Backups y hosting: Mantener copias de seguridad actualizadas de la información del usuario durante la vigencia del servicio, garantizando disponibilidad, integridad y recuperación de datos en la infraestructura de nube certificada de BTW.

7.3. Obligaciones específicas por solución tecnológica

1. BTW ELECTRONIC (Facturación electrónica y documentos soporte)

1. Transmitir a la DIAN las facturas electrónicas, notas débito, notas crédito, documentos soporte y nómina electrónica, con sus respectivas notas de ajuste.
2. Aplicar firma digital o electrónica conforme a la Ley 527 de 1999, Decreto 2364 de 2012, y Resoluciones 000165 de 2023 y 000202 de 2025, garantizando la autenticidad e integridad de los documentos.
3. Enviar al adquirente o destinatario copia electrónica del documento validado, conforme a los datos suministrados por el usuario.
4. Convertir automáticamente la información entregada por el usuario a formato XML UBL 2.1, o el estándar técnico vigente.
5. Verificar que las facturas generadas cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Resolución 000165 de 2023, siendo el usuario responsable de los numerales 1 a 13, y BTW únicamente del numeral 14.
6. Brindar soporte técnico para la lectura, validación y transmisión de documentos, de acuerdo con los tiempos y niveles de servicio definidos en los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA).

1. BTW RADIAN

1. Estar registrada ante la DIAN como proveedor primario o secundario para el servicio RADIAN.
2. Efectuar el timbrado y registro electrónico de los eventos definidos por la Resolución 000015 de 2021, incluyendo:
• Registro para circulación inicial y posterior.
• Endosos (propiedad, con/sin responsabilidad, en garantía, en procuración, cesión ordinaria).
• Mandatos (generales o limitados, por tiempo o documento).
• Avales, informes de pago, pagos totales o parciales.
• Limitaciones o cancelaciones de circulación.
3. Realizar la habilitación del usuario y registro de software en RADIAN conforme a los artículos 13 a 19 de la Resolución 000015 de 2021.
4. Transmitir, validar y registrar los eventos RADIAN ante la DIAN, según el flujo técnico establecido, y apoyar al usuario en la consulta de eventos registrados.
5. No asumir responsabilidad por indisponibilidad o fallos técnicos imputables a la DIAN.

1. BTW NÓMINA (Nómina electrónica y documentos soporte)

1. Estar registrado ante la DIAN con la obligación 39 y mantener habilitación vigente como proveedor de nómina electrónica.
2. Realizar la habilitación, generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, conforme a los artículos 9 a 12 de la Resolución 000013 de 2021.
3. Brindar soporte técnico sobre la generación, envío, rechazo o aceptación de documentos de nómina electrónica, dentro del horario de atención establecido (lunes a viernes de 7:30 a.m. a 6:00 p.m.).
4. Garantizar el correcto funcionamiento del sistema durante la prestación del servicio y aplicar los planes de contingencia definidos en el Anexo SLA en caso de interrupciones o fallos.
5. Mantener la confidencialidad, seguridad y disponibilidad de la información transmitida, en cumplimiento de la norma ISO 27001:2022.

7.4. Seguridad de la información y confidencialidad

Controles de seguridad: Mantener los controles técnicos y organizativos necesarios para evitar accesos no autorizados a la información del usuario, conforme a los lineamientos ISO 27001:2022 y las políticas internas de seguridad.

Gestión de contraseñas: Suministrar credenciales seguras, trazables y cifradas. BTW no conservará las contraseñas personales del usuario final.

Confidencialidad: Tratar toda la información del usuario como confidencial, utilizándose exclusivamente para la prestación del servicio y absteniéndose de divulgarla o transferirla, salvo requerimiento legal.

Monitoreo y respaldo: Implementar auditorías y copias de seguridad periódicas que garanticen la integridad, disponibilidad y recuperación de datos.

7.5. Soporte, atención y mejoras

Soporte técnico: Brindar atención y soporte técnico a través de los canales designados, conforme a los niveles y tiempos definidos en la Política de Soporte y SLA.

Actualizaciones y funcionalidades: Comunicar oportunamente las nuevas funcionalidades o mejoras tecnológicas implementadas en las soluciones BTW.

Capacitación: Ofrecer capacitación inicial al usuario sobre el uso del servicio contratado. Las capacitaciones adicionales se prestarán bajo tarifa vigente y programación conjunta.

7.6. Limitaciones de responsabilidad

BTW declara que ha realizado todas las pruebas necesarias para garantizar la estabilidad y funcionalidad de sus servicios. Sin embargo, no garantiza que el servicio esté libre de errores o interrupciones derivadas de causas externas o de fuerza mayor.
En caso de presentarse incidentes técnicos, BTW realizará sus mejores esfuerzos para restablecer la operación en los tiempos definidos por el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA).

7.7. Alcance de las obligaciones de BTW como Proveedor Tecnológico

BYTHEWAVE S.A.S., en su calidad de proveedor tecnológico habilitado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, reitera que el alcance de los servicios ofrecidos como los son en la Facturación Electrónica, tienen una connotación de aliado tecnológico, para facilitar al usuario el cumplimiento de sus obligaciones ante la DIAN mediante una infraestructura segura, estable y alineada con los estándares técnicos exigidos por la autoridad tributaria.

En ese sentido, el alcance de nuestra intervención comprende exclusivamente:

• La prestación de los servicios tecnológicos necesarios para la emisión y/o transmisión electrónica de la información suministrada por el usuario.
• La transmisión a la DIAN del ejemplar electrónico correspondiente.
• La validación técnica del envío conforme a los parámetros, validaciones y especificaciones establecidas por la entidad.

Es importante precisar que BYTHEWAVE S.A.S. no ostenta la calidad de obligado a facturar respecto de los documentos transmitidos por parte del Usuario. El contenido, veracidad y responsabilidad fiscal de la información corresponde exclusivamente al Usuario que es el emisor del documento. Así mismo es claro que cada uno de nuestros Usuarios están en la total libertad, de generar sus propios documentos sea en los formatos que así bien lo encuentren prudente como PDF u otras representaciones gráficas, donde se plasme la información que ellos sí están obligados a reportar a la DIAN, ya que en la normativa que establece la DIAN determina que la representación gráfica incluso puede ser formatos digitales o impresos.

Por ello, es preciso ser reiterativos que la participación de BTW es de carácter técnico y operativo. Por ello cuando estructuramos el archivo electrónico requerido para la transmisión de los datos de los Usuarios, dicha actuación constituye un proceso instrumental necesario para el envío de la información, sin que ello implique asumir la calidad de generador del documento fiscal ni responsabilidad sobre su contenido sustancial.

Así las cosas, nuestra contraprestación económica se encuentra circunscrita exclusivamente al servicio de transmisión y gestión tecnológica de la información ante la DIAN. No cobramos por la elaboración de documentos específicos en formatos específicos como PDF u otra representación gráfica, ya que la normativa vigente no exige que la obligación fiscal se materialice en un tipo documental determinado, sino en la correcta transmisión de la información en formato electrónico de generación.

En consecuencia, nuestra obligación fiscal principal radica en la correcta transmisión de la información electrónica a la DIAN bajo los estándares exigidos. Las representaciones gráficas como el PDF y otros, constituyen mecanismos de visualización o consulta que el usuario obligado a reportar elige a su libre albedrio, mas no es el núcleo de la exigencia fiscal al proveedor tecnológico ni al cliente.

1. MODIFICACIONES, ACLARACIONES   Y   SUPRESIONES DE LA CARATULA DE SERVICIOS. La Caratula y sus anexos solo podrán modificarse, aclararse y suprimirse mediante la suscripción de otra Caratula de servicios, firmada por las partes, sin dicha formalidad se reputará inexistente toda modificación aclaración o supresión de la principal Caratula.

1. PROPIEDAD INTELECTUAL

 BTW es propietaria y/o titular de las licencias de uso de los programas de computador, equipos, infraestructuras tecnológicas, plataformas, interfaces, códigos fuente, documentación técnica, algoritmos, APIs, Web Services y demás componentes utilizados en la prestación de los servicios objeto del presente Contrato. El único derecho que adquiere el usuario es el de usar el software dentro del contexto y bajo los términos definidos en este documento, sin que ello implique transferencia, cesión o transmisión de derechos de propiedad intelectual.

El usuario no está facultado para ceder, sublicenciar, copiar, modificar, desensamblar, traducir, realizar ingeniería inversa o permitir el uso del software o de los equipos de BTW a terceros, salvo autorización escrita de BTW. El usuario acepta expresamente que, toda personalización, parametrización o desarrollo derivado sigue siendo propiedad exclusiva de BTW.

BTW recolecta, almacena, utiliza y protege los datos personales conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales desarrollada en el presente documento. El usuario, al aceptar estos TyC, autoriza el tratamiento de sus datos para los fines relacionados con la prestación del servicio, la facturación, comunicación, soporte y mejora del Software.

El presente contrato concede al usuario  una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, sobre las soluciones tecnológicas contratadas, únicamente para los fines derivados de la prestación del servicio SaaS ofrecido por BTW. La licencia se otorga por un término definido mientras subsista la relación contractual, el cumplimiento de las obligaciones de pago y las condiciones de uso establecidas en estos TyC.

La licencia podrá acreditarse mediante el documento físico o electrónico emitido por BTW, junto con el acta de entrega o cierre del contrato, los cuales constituirán título legal suficiente ante la DIAN o autoridad competente para efectos de validación o certificación de uso legítimo del software.

9.1. Secreto industrial y confidencialidad

Los datos, información, códigos, procesos, documentación técnica, arquitectura de software, metodologías, reportes, manuales, algoritmos o resultados a los que cualquiera de las partes tenga acceso durante la ejecución del contrato, constituyen secreto industrial conforme a la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, la Ley 256 de 1996 (Competencia Desleal), y demás normas civiles, mercantiles y penales aplicables. En consecuencia, la parte receptora se compromete a:

No divulgar, transferir o comunicar la información confidencial sin autorización previa y escrita de la parte titular.

Adoptar medidas razonables para garantizar la reserva de la información.

Utilizar dicha información exclusivamente para la ejecución del contrato o el uso del servicio SaaS.

La obligación de confidencialidad subsistirá por un término mínimo de cinco (5) años posteriores a la terminación del contrato o por el tiempo que la información mantenga su naturaleza confidencial.

9.2. Declaración de originalidad y garantía de indemnidad

BTW declara expresamente que todos los activos de propiedad intelectual, software, desarrollos, componentes tecnológicos, manuales, interfaces y materiales empleados en la ejecución del contrato son originales y de su legítima titularidad o se encuentran debidamente licenciados, y que su uso no infringe derechos de propiedad intelectual, industrial, de autor o secretos comerciales de terceros.

En caso de que el usuario sea requerido judicial o extrajudicialmente por un tercero que alegue vulneración de derechos de propiedad intelectual derivados de la prestación del servicio por parte de BTW, esta última mantendrá indemne al usuario, asumiendo todos los costos, condenas o indemnizaciones que resulten de tales reclamaciones, sin perjuicio del derecho de defensa que le asista.

9.3. Marcas, signos distintivos y material gráfico

Las marcas, logotipos, nombres comerciales, diseños, eslóganes, interfaces visuales, material gráfico y denominaciones que identifican las soluciones de BTW son propiedad exclusiva de BYTHEWAVE S.A.S. Su uso por parte del usuario no confiere ningún derecho de titularidad ni de explotación, salvo lo estrictamente necesario para la referencia del servicio contratado. Cualquier uso público o comercial de los signos distintivos de BTW requerirá autorización previa y escrita.

BTW se reserva todos los derechos conferidos por la Ley 23 de 1982, la Ley 1915 de 2018, la Decisión Andina 351 de 1993, y demás normas nacionales o internacionales sobre propiedad intelectual y derechos de autor. El incumplimiento de las disposiciones aquí establecidas faculta a BTW para:

1. Suspender inmediatamente la licencia de uso;
2. Terminar el servicio sin previo aviso; y
3. Iniciar las acciones civiles, administrativas o penales que correspondan por infracción a derechos de propiedad intelectual o violación de secreto industrial.

El Usuario autoriza expresamente a BYTHEWAVE S.A.S. para utilizar su nombre comercial, marca y/o logotipo exclusivamente como referencia comercial, con el fin de identificarlo como cliente de BTW en sus sitios web corporativos, presentaciones institucionales, material comercial o comunicaciones de carácter general. Dicha autorización no implica cesión, licencia ni transferencia de derechos marcarios, deberá ejercerse conforme a los principios de buena fe y razonabilidad, y no habilita el uso del nombre, marca o logotipo del Usuario de forma que se atribuyan manifestaciones, recomendaciones o valoraciones específicas en su nombre, salvo autorización previa, expresa y escrita del Usuario.

1. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para efectos del presente Contrato, se entiende por Información confidencial toda aquella información, dato, documento, registro, archivo, comunicación o material de cualquier naturaleza, que sea conocido, revelado o transmitido entre BTW y el usuario con ocasión de la prestación del servicio BTW, que no sea de conocimiento público. La Información Confidencial comprenderá, especialmente pero sin limitarse, a toda información y/o datos de las partes, divulgados antes o después de la fecha de suscripción del contrato, incluyendo todo tipo de información financiera, administrativa, comercial o técnica y datos relativos a los prospectos comerciales, estrategias, objetivos y transacciones comerciales, acuerdos financieros, operaciones, sistemas y organización, métodos, normas, especificaciones, conceptos, ideas, planes, proyectos, programas o procedimientos, secretos industriales, conocimientos prácticos, listas, notas, dibujos, informes, software, bases de datos, métodos de desarrollo, diseño de sistemas o cualquier otra información relativa al negocio o relacionada con él, en cualquier medio de expresión tangible o intangible que sea divulgada.

Esta información confidencial, catalogada de esta forma o no, incluirá las copias o los resúmenes de esa información como así también cualquier módulo, muestra, prototipos o sus partes. La información confidencial no incluye la información que (i) ya sea del conocimiento del receptor o sus afiliadas o que el receptor o sus afiliadas hayan recibido de un tercero, sin que exista la obligación de mantenerla como confidencial, (ii) sea o se convierta del dominio público a través de un medio distinto del acto u omisión ilícito del receptor o sus afiliadas, (iii) haya sido desarrollada en forma independiente por el receptor o sus afiliadas o (iv) haya sido dada a conocer previa autorización por escrito de la parte que hace la divulgación.

En ese sentido, tanto BTW como el usuario se obliga, en especial pero no exclusivamente, a las siguientes:

1. a) Mantener reserva absoluta sobre la información recibida y no divulgarla, transferirla, publicarla o ponerla a disposición de terceros sin autorización previa y escrita de la parte titular.
2. b) Usar la información únicamente para los fines derivados de la ejecución del presente Contrato o del uso legítimo del servicio SaaS.
3. c) Adoptar las medidas técnicas, organizativas y de seguridad necesarias para impedir su pérdida, alteración, acceso o uso no autorizado, en cumplimiento de la norma ISO 27001:2022 y la Política de Seguridad de la Información de BTW.
4. d) Limitar el acceso a la información confidencial exclusivamente al personal que, por razón de sus funciones, deba conocerla para cumplir los fines del contrato, garantizando que dichas personas estén sujetas a iguales obligaciones de confidencialidad.

Las obligaciones de confidencialidad estarán vigentes durante toda la ejecución del contrato y por un periodo adicional de cinco (5) años contados a partir de su terminación, o mientras la información mantenga su carácter reservado. A la finalización del contrato, cada parte deberá devolver o destruir la información confidencial recibida de la otra parte, salvo aquella que deba conservarse para cumplir obligaciones legales o fiscales; atender requerimientos de la DIAN o de otras autoridades; o mantener copias de respaldo (backups) dentro de los plazos contractuales o normativos aplicables.

BTW podrá conservar copias cifradas y protegidas de la información del usuario con fines de auditoría, trazabilidad y cumplimiento de normas sobre documentos electrónicos.

La presente cláusula se interpreta y complementa con la Política de Tratamiento de Datos Personales de BYTHEWAVE S.A.S., disponible en su sitio web, y con las normas colombianas vigentes en la materia (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Resolución 000165 de 2023). BTW actúa como encargado del tratamiento respecto de los datos personales que procese por cuenta del Cliente, quien conserva la calidad de responsable del tratamiento, conforme a la normatividad aplicable.

1. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

BTW actuando como responsable del tratamiento de los datos entregados por los usuarios, establece la siguiente Política de Tratamiento de Datos, para su conocimiento y permanente consulta, en el marco de los deberes legales de los responsables del tratamiento de datos personales. La responsabilidad aquí declarada de BTW se extiende solamente hasta la veracidad y plenitud de la información que como usuario se entrega, siendo un deber legal por parte del titular de los datos registrar información actualizada y veraz.

BTW orgulloso de sus clientes y en esa custodia de la buena experiencia, desea dar a conocer al mercado que EL CLIENTE pertenece a su pul de empresas con relación comercial, por tanto la aceptación de los TYC faculta a BTW a que pueda mostrar su logo en sus sitios comerciales como es su Web y la sección de clientes VIP.

La anterior autorización se otorga únicamente para fines de referencia comercial e institucional, limitada a la identificación del Usuario como cliente de BTW en sus sitios web corporativos, presentaciones institucionales o material comercial general, sin que ello implique cesión, licencia o transferencia alguna de derechos sobre marcas, signos distintivos o nombre comercial del Usuario, ni uso que pueda afectar su reputación, imagen o posicionamiento comercial.

El uso del nombre, marca o logotipo del Usuario en campañas publicitarias, piezas promocionales, comunicaciones comerciales o materiales de difusión se realizará dentro de parámetros razonables de buena fe comercial, sin carácter engañoso ni testimonial, y sin atribuir al Usuario manifestaciones, calificaciones o recomendaciones específicas, salvo que exista autorización previa y expresa para ello. La autorización aquí otorgada será revocable en cualquier momento mediante comunicación escrita dirigida a BTW.

Por medio de la aceptación de los TyC, el usuario autoriza de forma expresa para que la totalidad de sus datos personales sean incluidos en el presente contrato y en cualquiera de sus anexos o  modificaciones, y sean objeto de tratamiento por parte de BTW quien almacenará dicha información en una base de datos de su propiedad. A través de los presentes TyC, se concede de forma expresa a BTW la autorización para enviar mensajes electrónicos con contenido publicitario al usuario. Esta autorización, se encuentra sujeta a las condiciones específicas establecidas en la ley.

El suministro de los datos personales del representante legal del usuario es obligatorio y la negativa a suministrarlos supondrá la imposibilidad de perfeccionar y ejecutar los servicios BTW. El representante legal del usuario autoriza el tratamiento de sus datos personales para los fines establecidos en el aviso de privacidad de BTW, el cual se encuentra publicado en la página web https://btw.com.co/

Así mismo, se deja constancia que en el evento que BTW considere necesario conocer los datos de los colaboradores, clientes, contratistas o proveedores del usuario que tengan relación directa con la ejecución de los servicios BTW, el usuario garantizará que cuenta con la debida autorización para el tratamiento de estos datos personales. El usuario podrá ejercer en cualquier momento los derechos de acceder, actualizar, rectificar, cancelar y oponerse sobre sus datos personales; para tal efecto, deberá dirigirse por correo electrónico a admin@bythewave.co o radicar su solicitud a la sede principal de BTW.

En caso de corresponder, y para efectos del presente contrato, el usuario se entenderá como responsable del tratamiento y BTW como encargado del tratamiento de los datos personales, los cuales contienen información y/o datos personales vinculados o asociados a una o varias personas naturales determinadas o determinables, obligándose a cumplir con las exigencias legales vigentes en temas de protección de datos de terceros.

El usuario garantizará la legitimidad de los datos personales proporcionados, así como su mantenimiento y actualización permanente. BTW, en cumplimiento de la ley y actuando bajo mandato del usuario, dará tratamiento a los datos personales conforme a los principios constitucionales y legales que los tutelan, asegurará la conservación de la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, igualmente tendrá estrictamente prohibido, usar los datos personales suministrados para una finalidad diferente a la ejecución del objeto de los servicios BTW y guardará la confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

BTW y el usuario se obligan a garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y cumplir con las instrucciones y requerimientos que impartan las autoridades competentes sobre el tema y asimismo a realizar únicamente las labores determinadas en sus respectivos contratos de vinculación.

BTW se obliga a mantener la información suministrada indemne de cualquier uso no autorizado ni previsto en el presente contrato o utilizarla con fines diferentes al cumplimiento del objeto principal contratado. Mientras que el usuario se obliga expresamente a destinar la información exclusivamente para fines lícitos y responder por el uso indebido que éste, sus empleados o dependientes realicen sobre ella.

11.1. Finalidad de la recolección de datos.

1. Administrar, desarrollar y ejecutar la relación contractual entre BTW y el usuario, incluyendo la habilitación, configuración, mantenimiento y soporte de los servicios contratados.
2. Permitir el acceso, uso y autenticación de usuarios en las plataformas BTW ELECTRONIC, BTW DOCUMENTAL y demás soluciones ofrecidas.
3. Dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la normativa DIAN, incluyendo la validación, transmisión, almacenamiento y respaldo de documentos electrónicos (factura electrónica, nómina electrónica, documento soporte y RADIAN).
4. Gestionar solicitudes, reportes de incidencias, requerimientos técnicos, atención postventa y seguimiento de casos a través de los canales de atención habilitados.
5. Implementar medidas técnicas, administrativas y organizativas que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales tratados.
6. Verificar, validar y mantener actualizada la información de contacto, autenticación y facturación del Cliente y sus usuarios autorizados.
7. Enviar notificaciones sobre actualizaciones normativas, nuevas funcionalidades, mantenimiento de sistemas o cambios en las condiciones del servicio.
8. Efectuar procesos de facturación, gestión contable, recaudo y cobro de los servicios prestados.
9. Realizar auditorías internas o externas, validaciones de cumplimiento, revisiones técnicas y controles de calidad sobre la información tratada.
10. Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, así como ejercer la defensa de los derechos de BTW.
11. Tratar los datos de empleados, contratistas, clientes o proveedores del usuario estrictamente en lo necesario para el cumplimiento del contrato.
12. Gestionar la programación, registro y ejecución de procesos de capacitación técnica o funcional para los usuarios del usuario.
13. Realizar análisis internos de operación, métricas de uso y desempeño del sistema sin individualizar datos personales.
14. Efectuar copias de seguridad, almacenamiento temporal o definitivo y recuperación de datos dentro de los plazos legales o contractuales.
15. En los casos en que se requiera alojamiento o soporte técnico en servidores o proveedores ubicados fuera del país, bajo las medidas de seguridad adecuadas.

1. SOPORTE TÉCNICO

BTW presta a sus clientes un servicio de soporte técnico y funcional destinado a garantizar la disponibilidad, continuidad y correcto funcionamiento de las soluciones tecnológicas provistas bajo modalidad SaaS, conforme a los estándares de calidad establecidos en el presente Acuerdo de Nivel de Servicio Generales (ANS), aplicables a todas las soluciones de BTW.

No obstante, cada carátula de servicio podrá definir parámetros adicionales de disponibilidad, tiempos de atención, niveles de servicio o cobertura extendida según el producto contratado. En caso de discrepancia entre este ANS general y el específico, prevalecerán los ANS establecidos en los TyC.

El soporte técnico comprende la atención, diagnóstico, orientación y resolución de incidentes asociados al uso normal del software, así como la gestión de requerimientos de mantenimiento y actualización. Dicho servicio de soporte tiene el siguiente alcance:

1. Incidentes funcionales o técnicos que impidan el uso total o parcial del sistema.
2. Errores de integración con plataformas de terceros, siempre que las APIs o servicios estén debidamente documentados.
3. Consultas sobre operación o configuración de las plataformas BTW.
4. Mantenimiento correctivo y preventivo del sistema, conforme a las actualizaciones liberadas por BTW.
5. Acompañamiento técnico remoto durante la implementación, capacitación o ejecución del servicio.

BTW excluye de su servicio de soporte los siguientes componentes:

1. Modificaciones personalizadas al software fuera del alcance contratado.
2. Carga manual o digitación de datos del cliente.
3. Fallas atribuibles a la infraestructura, red o dispositivos del cliente.
4. Asistencia presencial no pactada o fuera del horario de atención.

12.1. Horarios y canales de atención

BTW prestará el servicio de soporte a través de los siguientes canales oficiales:

El soporte en días festivos o fines de semana podrá prestarse previa solicitud y aceptación expresa del Cliente, sujeto a tarifas y disponibilidad del recurso humano.

12.2. Clasificación de incidentes y tiempos de respuesta

BTW categoriza los incidentes reportados por el usuario en tres niveles de severidad:

El tiempo de solución podrá ampliarse en caso de requerir validaciones con la DIAN, terceros integradores o actualizaciones de software, lo cual será notificado oportunamente al usuario.

12.3. Mantenimientos programados

BTW podrá realizar mantenimientos programados para garantizar la estabilidad y seguridad de Los servicios BTW. Estos mantenimientos se comunicarán al usuario con al menos veinticuatro (24) horas de antelación, indicando la duración estimada y el posible impacto en el servicio.

Durante dichos mantenimientos, BTW procurará minimizar la indisponibilidad y garantizar mecanismos alternos de continuidad (modo de contingencia o cola de transmisión).

12.4. Niveles de disponibilidad

BTW garantiza una disponibilidad promedio anual no inferior al 99,5%, excluyendo:

• Interrupciones programadas debidamente notificadas.
• Fallas imputables a terceros o a la red de internet del Cliente.
• Casos de fuerza mayor o eventos fortuitos.

La disponibilidad se medirá sobre los servicios en producción alojados en la infraestructura certificada de BTW y auditados conforme a la norma ISO 27001:2022.

12.5. Escalamiento de incidentes

En caso de no obtener respuesta o solución dentro de los tiempos establecidos, el usuario podrá escalar el caso de la siguiente forma:

1. Primer nivel: Agente técnico asignado vía Helpdesk.
2. Segundo nivel: Coordinador de soporte o jefe de servicio.
3. Tercer nivel: Dirección técnica o Gerencia de Operaciones.

El usuario deberá indicar en cada etapa el número de ticket asignado para garantizar la trazabilidad del caso.

13. PQRSF Y ATENCIÓN AL USUARIO

Las PQRSF (peticiones, quejas, recursos, sugerencias y felicitaciones), son las actividades básicas del proceso de servicio al cliente, que responden a las necesidades comunicativas de los usuarios. Para tal efecto se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

PETICIÓN: Es la actuación mediante la cual, los usuarios solicitan información relacionada con la prestación del servicio.

QUEJA: Es la expresión o manifestación de la inconformidad ante el servicio prestado.

RECURSO: Es la expresión o manifestación de inconformidad sobre la decisión tomada por BTW frente a una queja o reclamo.

SUGERENCIA: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio ofrecido.

FELICITACIÓN: Es la manifestación de la gratitud por la satisfacción de un buen servicio.

BTW administra su sistema de PQRSF por medio de la Herramienta de gestión GLPI, en la cual se otorga a cada usuario, acceso para el seguimiento de las mismas. Para ello, deberán surtir las siguientes etapas:

1. Radicación de la PQRSF: El usuario podrá radicar una PQRSF a través de los canales de comunicación autorizados:

(60) (4) 4608131

(+57) 317 350 0898

Soporte@btw.com.co

1. Gestión de la PQRSF: Los coordinadores de servicio al cliente, cuenta con la capacidad de registrar, indagar y responder cada una de las PQRSF de manera oportuna en la herramienta de gestión GLPI; así mismo es la persona que se encargará de reunir a las personas implicadas dentro de BTW y velará en todo momento por los derechos del usuario, con el fin de garantizar el cumplimiento de lo pactado contractualmente y de esta manera otorgar las respuestas necesarias para establecer una correcta prestación del servicio.
2. Consulta de la PQRSF: Mantis asignará un número de Ticket o solicitud, el cual es informado mediante correo electrónico o en contacto telefónico. Los usuarios podrán realizar el seguimiento o consulta de las PQRSF a través de la herramienta de gestión o contactando telefónicamente a la línea de atención donde deberán indicar el número de ticket o solicitud asignado.

Los usuarios deberán garantizar la siguiente información al momento de hacer un reporte en la herramienta de gestión GLPI:

1. NIT o ID del usuario.
2. Identificación completa y contacto de quien reporta la solicitud (nombre completo, correo electrónico, número de teléfono fijo, número de celular).
3. Contacto de quien estará pendiente de la solicitud (nombre completo, correo electrónico, número de teléfono fijo, número de celular).
4. Número legal del documento, en que se evidencia el inconveniente.
5. Adjuntar captura de pantalla donde se evidencie el error.
6. Descripción de la solicitud, que pueda dar claridad sobre el contexto del inconveniente o solicitud a reportar.

Las solicitudes deberán ser documentadas por los operadores, por lo menos una vez al día, con el fin de dar trazabilidad y avance sobre las solicitudes a excepción de las solicitudes donde hubo un acuerdo o cita con el usuario.

Al momento de resolver una solicitud, se debe garantizar que quede consignado el respectivo análisis de la solución, adicional debe garantizar que se le informa al cliente la solución por los medios establecidos.

Todo correo electrónico que haga referencia a una solicitud debe ser enviado desde la herramienta de gestión GLPI, no está permitido por ningún motivo hacer uso del correo corporativo de cada colaborador, en los casos en los que los documentos adjuntos superen los 2 MB, se debe compartir en el cuerpo del correo electrónico el enlace desde Google Drive, donde quede compartida la información.

14. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LEGALES (LA/FT)

Para BTW es de vital importancia dar cumplimiento a las disposiciones legales sobre las buenas prácticas para la prevención de lavado de activos, contrabando, tráfico de estupefacientes, tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos, terrorismo, financiación del terrorismo y tráfico de armas, por lo cual, a continuación, se señalan las principales conductas tendientes a cumplir a cabalidad con las normas nacionales e internacionales que le son aplicables para mitigar el riesgo.

BTW está comprometida con la lucha contra el lavado de activos y financiación del terrorismo, por lo cual, cumple con las normas generales y particulares sobre control y prevención de Lavado de Activos.

BTW impulsará en todos los niveles de la estructura organizacional la cultura en materia de administración, prevención y control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, basada en la gestión y reporte de los factores de riesgo, fundamentado en personal comprometido y capacitado. Las disposiciones sobre prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de la compañía, directivos y representantes legales.

BTW y sus empleados antepondrán la observancia de los principios éticos y el cumplimiento de las normas en materia de administración de Riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo al logro de las metas comerciales.

BTW adoptará medidas de control y monitoreo continuo, adecuado y suficiente para evitar que en el normal desarrollo de sus operaciones sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas, transacciones y fondos vinculados con las mismas o para la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas. Este proceso incluye procesos de selección y retiro de empleados y demás personal vinculado, así como proveedores y clientes. Estos procesos son documentados y mantenidos.

BTW velará por la efectiva, eficiente y oportuna elaboración de reportes tanto internos como externos que garanticen el funcionamiento de los procedimientos para la prevención y control del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Adicionalmente, mantendrá soportes documentales de todas las normas, procedimientos y manuales que en su interior desarrolle para la prevención y control del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

BTW mantendrá reserva de la información y documentación suministrada por los Clientes, Proveedores y terceros en general, por lo cual, se implementarán medidas de prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información mediante los sistemas de información y los accesos permitidos a la documentación.

BTW se abstendrá de realizar cualquier tipo de operación o vinculación en aquellos casos en los cuales se pueda determinar a través de un proceso de debida diligencia que tal operación o vinculación presenta un riesgo de lavado de activos o financiación de terrorismo y que genere consecuencias negativas para la compañía.

BTW se abstendrá de vincular o crear relaciones comerciales con una persona natural o jurídica que se encuentre incluida en la lista OFAC y/o en la lista ONU o en listas nacionales, cuando tengan antecedentes por delitos relacionados con el lavado de activos y financiación del terrorismo o conexos.

BTW se abstendrá de tener cuentas de clientes anónimas o bajo nombres evidentemente ficticios. Se abrirán con el nombre de la persona tal cómo aparece en el documento de identificación o certificado de existencia y representación legal u otro documento legalmente válido

BTW brindará colaboración a las autoridades administrativas, judiciales o de policía y a las demás que sean competentes, en cumplimiento de las disposiciones legales sobre la materia, por parte de las personas vinculadas.

15. USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.

En BYTHEWAVE S.A.S, nos comprometemos a garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de la información que nos es confiada por nuestros clientes y usuarios. En cumplimiento de este compromiso, informamos que, en determinados procesos internos, podemos apoyarnos en herramientas de inteligencia artificial (IA) con el único propósito de optimizar la eficiencia, calidad y oportunidad de nuestros servicios.

El uso de dichas herramientas se realiza bajo estrictos criterios de seguridad y control, asegurando en todo momento el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales y confidencialidad de la información. En ningún caso se comparte información sensible sin la aplicación de medidas técnicas y organizativas adecuadas, tales como anonimización, seudonimización o limitación de acceso, según corresponda.

Asimismo, garantizamos que:

1. La información proporcionada por nuestros clientes es tratada con absoluta reserva y únicamente para los fines autorizados.
2. El uso de inteligencia artificial no implica la divulgación no autorizada de datos personales o confidenciales.
3. Implementamos protocolos internos de seguridad que previenen el acceso, uso o divulgación indebida de la información.
4. Nuestro equipo supervisa de manera constante los procesos en los que interviene la IA, asegurando resultados confiables y alineados con nuestros estándares éticos y legales.

Con la suscripción de la Caratula a la par de estos Términos y Condiciones, el usuario reconoce y autoriza el uso limitado y controlado de herramientas de inteligencia artificial en los términos aquí descritos, entendiendo que dichas herramientas son utilizadas como apoyo y no sustituyen el criterio profesional ni el compromiso de BTW con la protección de la información.

16. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN

Estos TyC entran en vigencia a partir de su publicación. BTW podrá modificarlos en cualquier momento, informando los cambios mediante sus canales oficiales, avisando al usuario mediante comunicación electrónica o aviso en la plataforma. La continuidad en el uso del servicio después de la publicación de las modificaciones constituirá aceptación tácita de las nuevas condiciones.

17. LEGISLACIÓN APLICABLE

Estos TyC se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Fecha de atualización: 17 de abril de 2026